Fasering en evaluatie
Het concernprogramma is een doorlopend programma dat een langere tijd beslaat. Hoe lang? Dat weten we nog niet. De organisatie zal altijd in ontwikkeling blijven. Steeds opnieuw bekijken we wat er nodig is en geven we richting aan die ontwikkeling in behapbare stappen. Het programma wordt maandelijks bijgewerkt en is door iedereen te benaderen via de QR-code (onder tabje 'scope en inhoud'). De voortgang wordt in de hiervoor beschreven groepen besproken. Elk jaar evalueren we en stellen we bij, wat leidt tot een nieuw programmaboekje voor het volgende jaar. Dit huidige boekje geeft weer wat we voor komend jaar voor ogen hebben. Daarmee is het programma van start!
Van welk tijdspad gaan we uit?
We presenteren het concernprogramma op de Brede Managementbijeenkomst op 26 september. Daarna kunnen we van start. Voor het eerste jaar is concreet en duidelijk wat we gaan doen. We hebben het programma opgebouwd in de volgende fasen:
- Het 4e kwartaal van 2025 draait om het in- en doorvoeren van het concernprogramma. Hierbij ligt de nadruk op programmalijn 1: het goed werkend krijgen van onze opgavegerichte organisatie en het aanscherpen van de vervolgstappen. Zo zorgen we dat we in 2026 door kunnen bouwen.
- We hebben in het programma al een goed beeld van de onderwerpen die we in 2026 zullen oppakken. Deze onderwerpen worden in 2025 verder uitgewerkt en aangescherpt, waarbij ook de resultaten uit programmalijn 1 worden verwerkt.
- In de zomer van 2026 evalueren we. We bekijken welke acties uit het eerste jaar van het programma zijn gelukt en welke nog niet. En we bepalen wat er nodig is in het jaar daarop. Op grond van die evaluatie stellen we bij: we ronden af wat klaar is, scherpen aan wat beter moet en bouwen door met wat er goed ging. Zo komen we tot een nieuw programmaboekje, inclusief nieuwe doelen en activiteiten.
Hoe monitoren en evalueren we?
Het programma is dus aan de voorkant niet in beton gegoten. We weten wat we in de eerste fase oppakken en hoe we dat doen. Die eerste stappen leveren nieuwe inzichten en opdrachten op. Omdat de opdrachten zich tot elkaar verhouden, is het nodig om na elke fase bij te stellen. We monitoren de voortgang van de verschillende programmalijnen en opdrachten en bekijken in samenspraak hoe we er vervolg aan geven. Zo maken we gaandeweg duidelijk wat er nodig is in elke volgende fase.
Monitoren is een continue bezigheid. Binnen het programma doen we dit door de voortgang wekelijks te bespreken in het programmateam, maandelijks in de stuurgroep en eens per zes weken in de klankborgroep. De nadruk daarbij ligt op het monitoren van de integrale samenhang van de programmaonderdelen. Dat betekent dat we vooral kijken of opdrachten wel voldoende op elkaar zijn afgestemd en qua planning nog goed op elkaar aansluiten. De voortgang binnen de opdrachten zelf wordt gemonitord door de BOG, AOG en AON. De verantwoordelijke directeur ziet erop toe dat de voortgang van de opdrachten en de voortgang van het concernprogramma bij elkaar aansluiten. Kortom, ook voor het monitoren geldt: “breed afstemmen, smal sturen”.
Evalueren doen we na elke fase. Dat betekent dat we elk kwartaal bekijken welke resultaten behaald zijn en welke nog niet. En wat dat betekent voor de planning van de nieuwe fase. Op grond daarvan kan worden besloten om het programma bij te stellen. Ook gebruiken we deze momenten om met elkaar na te gaan of de uitgangspunten van het programma nog kloppen en of de aansturing goed gaat. Zo kunnen we tussentijds bijsturen als dat nodig is. En eens per jaar in de zomer kijken we terug op het gehele jaar. We evalueren dan of alles dat in de vorige hoofdstukken beschreven staat uit heeft gepakt zoals we willen. We behouden wat goed gaat, veranderen wat minder goed werkt en bepalen de richting voor het nieuwe jaar. Dit resulteert in een nieuw programmaboekje na elke zomer.
“Tijdens de maandelijkse stand-up heeft iedereen binnen de organisatie de mogelijkheid om mee en tegen te denken en op die manier zijn of haar bijdrage te doen.”
Hoe leren we en sturen we bij?
Monitoring en evaluatie leveren pas echt iets op als we de resultaten ervan bespreekbaar maken. Breder dan binnen de stuurgroep en het programmateam. Met de klankbordgroep zorgen we op regelmatige basis voor een onafhankelijke beoordeling van de voortgang. De klankbordgroep geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies.
Datzelfde geldt voor de managementbijeenkomsten en de maandelijkse stand-up. In de maandelijkse bijeenkomst van het concernmanagement, bevragen de directeuren elkaar op de resultaten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Zo houden we elkaar scherp op wat er wel en niet goed gaat, vanuit de samenhang in het programma. De brede managementbijeenkomsten vinden eens per kwartaal plaats en lenen zich daarom goed om de evaluatie per fase te bespreken. Opdrachtgevers en p-managers geven hier vanuit hun expertise aan waar ze tegenaan lopen in de dagelijkse praktijk en hoe ze hier vanuit het concernprogramma iets aan willen doen. En tijdens de maandelijkse stand-up heeft iedereen binnen de organisatie de mogelijkheid om mee en tegen te denken en op die manier zijn of haar bijdrage te doen.
Zo zijn er genoeg vaste momenten ingebouwd om continu naar elkaar te luisteren en bij te sturen als dat nodig is. Maar dat niet alleen: de verschillende bijeenkomsten bieden ook gelegenheid om van elkaar te leren. Door uit te wisselen wat we fijn of vervelend vinden of als moeilijk ervaren, verbinden we de voortgang van het concernprogramma ook aan de juiste leer- en ontwikkelkansen. Zo zullen al deze momenten bijvoorbeeld ook worden ingezet om met elkaar te werken aan:
- Het verdiepen van kernbegrippen als ‘collectieve sturing’ en ‘warme zakelijkheid’
- Het aanscherpen en bijstellen van de doelen en activiteiten
- Het onderzoeken van de mogelijkheden voor verbinding en versterking
- Het vernieuwen van de cultuur binnen onze organisatie