Het Concernprogramma in de praktijk
Net als in alle andere opdrachten werken we in het concernprogramma met een driehoek. De concerndirecteur is als ambtelijk opdrachtgever eindverantwoordelijk voor het programma. Zij stelt de bestuurlijk opdrachtgever via PO’s en overleggen op de hoogte van de vorderingen in brede zin. De opdracht vraagt op voorhand niet om bestuurlijke beslissingen.
Hoe wordt de organisatie betrokken?
De verschillende interne doelgroepen worden op de hoogte gehouden van het programma in een maandelijkse stand-up voor alle medewerkers. Daarnaast zijn er kwartaalbijeenkomsten voor het brede management(directeuren, AOG's en P-managers). Dit zijn belangrijke bijeenkomsten en communicatiemomenten.
Stand up
Iedere 2e donderdag van de maand is er een maandelijkse stand-up voor de hele organisatie, om mensen mee te nemen in de stappen die worden gemaakt binnen het concernprogramma. Hierin wordt iedereen bijgepraat over de actualiteit en worden 1 of meer activiteiten uit het Concernprogramma nader toegelicht. De stand-up heeft een informeel en interactief karakter en er is tijd en ruimte om na te praten met elkaar.
In het 1e jaar lag de focus op communicatie over het programma, grotendeels door Carla. Het 2e jaar staan trekkers van programmaonderdelen meer op de vloer, waarbij de focus ligt op het resultaat en wat dit betekent voor de collega’s in de praktijk (wat ga je ervan merken, wat is jouw rol hierin?).
Brede managementbijeenkomst
Die brede managementbijeenkomsten (BMB) organiseren we eens per kwartaal voor alle opdrachtgevers en p-managers. Zij hebben een onmisbare rol in het uitdragen van het programma en worden op deze momenten bijgepraat en in positie gebracht. Voor de 4 managementbijeenkomsten in het jaar ziet de cyclus er als volgt uit:
1. Richting geven + publicatie
2. Inspiratie (inhoud) voor versnelling
3. Monitoring en oplossingen voor ‘eindsprint’
4. Evaluatie en ophalen van nieuwe doelen en plannen
Ook hier lag in het 1e jaar de focus op organisatie van en informatie over het programma. Waarbij in dit 2e jaar de focus ligt op de ontmoeting tussen O&P en het samen werkend krijgen van de organisatie.
Communicatie
De voortgang van het concernprogramma wordt – op basis van een mijlpalenplanning – visueel gemaakt. Waarbij we toewerken naar een vast ritme in de communicatie (Peak, Pulse, Permanent). Met piekmomenten (mijlpalen), regelmatige updates (een vast ritme waarop we de organisatie bijpraten) en een vaste basis waar alle benodigde informatie en voortgang zichtbaar is. Dat is de groep Organisatieontwikkeling op Binnenplein.
Om de nieuwe manier van werken goed op het netvlies van iedereen te krijgen, sluiten we zoveel mogelijk aan bij de campagne ‘ZO doen we dat’. Dit wordt de paraplu waaronder we de belangrijke werkafspraken gericht communiceren in de organisatie.
Monitoring en evaluatie
Vanuit het programma zorgen voor monitoring en evaluatie van het programma. Over de voortgang van het programma rapporteren we in de stand-ups en brede managementbijeenkomsten. Het overleg van Stuurgroep en AOG’s vormt een belangrijke schakel in de monitoring.